1. Jasne cele i zadania
Najważniejsza rzecz – jasno określić cele, które chcesz zrealizować. Muszą być realistyczne, a więc osiągalne i mierzalne. Jeśli ich osiągnięcie będzie wiązało się z dłuższym okresem czasu – podziel go na zadania realizowane w ciągu np. kilku dni. W ten sposób nauczysz się długoterminowego planowania i sprawnego przygotowania harmonogramu działania.
2. Liczy się kolejność, czyli słów kilka o ważności i pilności zadań
Dobra organizacja czasu to poukładanie zadań od najpilniejszych i najważniejszych do najmniej istotnych i niepilnych. Dobre zakwalifikowanie spraw to klucz do sukcesu. Odrzucając tzw. śmieci łatwiej będzie nam skupić się na tym, co ważne i priorytetowe. Wiadomo, że nie zawsze można trzymać się sztywno tej listy, bo życie pisze swoje scenariusze. Dlatego odrobina elastyczności jest też potrzebna. Ponadto, jeśli zdarzy się, że coś Ci wypadnie, czekasz na kogoś, warto wykorzystać ten moment na realizację innego zadania (o ile jest to możliwe), aby niepotrzebnie nie tracić czasu. Może to być np. nauka kilku słówek z języka obcego, wykonanie ważnych telefonów.
3. Podziel czas adekwatnie do zadania
Skoro wiesz już jakie konkretnie zadania masz do zrealizowania, to warto określić czas, jaki będzie potrzebny do ich wykonania. Dla własnej wygody więc warto sprawdzić np. w jakich godzinach przyjmuje lekarz – jeśli czeka nas wizyta u specjalisty, pracuje urząd – jeśli mamy jakąś sprawę do załatwienia, czy potwierdzić godzinę spotkania służbowego lub prywatnego. To pozwoli Ci zdecydowanie lepiej rozplanować czas każdego dnia. Nie mniej ważna jest też organizacja „środowiska pracy”, czyli nietracenie dodatkowego czasu na znalezienie jakiś przedmiotów, dokumentów, plików w komputerze itd. Odkładając rzeczy z powrotem na swoje miejsce oraz ich właściwe sortowanie będzie dawało również poczucie kontroli nad nimi.
4. Trzymaj się listy zadań
Lista spraw, które masz do załatwienia często jest ważna dla Ciebie na ten moment, w którym została stworzona. Trzymanie się jej może być niekiedy trudne, ale warto postarać się dopełnić realizacji wyznaczonych celów.
5. Inne zadania są równie ważne
Jeśli w trakcie realizacji konkretnego planu w Twojej głowie zaświtają kolejne pomysły lub pojawią się dodatkowe zadania, które wykonasz – koniecznie dopisz je do swojej listy spraw. Będziesz wówczas miał dowód na to, że nie marnujesz czasu, a wręcz przeciwnie – reagujesz na bieżąco. Jednocześnie odhaczaj te zadania, które już wykonałeś.
6. Kończ to, co zacząłeś
Aby w Twoje zarządzanie czasem nie wkradł się chaos, trzeba trzymać się tworzonej listy. Każdy dzień czy tydzień powinien przynosić nowy harmonogram. Może okazać się, że ciągłe dopisywanie nowych zadań do raz stworzonej listy zamiast ją skracać – będzie niepokojąco wydłużać, a część z nich przez długi czas nie zostanie w ogóle zrealizowana. Choć to niełatwe i często odpychające – w pierwszej kolejności powinieneś zacząć od spraw najtrudniejszych.
7. Nie daj się rozpraszaczom
To, co często wybija nas z rytmu działania to rożnego rodzaju rozpraszacze – od zbyt długich rozmów przez telefon, buszowania w sieci po zastanawianie się jak wykonać kolejne zadanie. Tymczasem skupienie na bieżącej sprawie, poświecenie uwagi i energii tylko jej oraz realizacja celu w takim tempie, które jest dla Ciebie optymalne, przyniesie lepszy efekt niż właśnie „rozmieniania się na drobne”.
8. Właściwy plan = oszczędność czasu
Bez planu działasz raczej chaotycznie – zadania realizujesz niesystematycznie, często w takiej kolejności jak Ci się przypomną. Sprawy nieważne mieszają się z pilnymi. Tymczasem mając plan działania, możesz realizować sprawy świadomie, ze spokojem, czerpiąc z tego nawet odrobinę przyjemności i satysfakcji.
9. Planowanie jest jak gąbka
Miej świadomość, że zaplanować możesz praktycznie wszystko – od tych zadań, których chciałbyś uniknąć na co dzień, męczących, ale koniecznych, po te, które mogą wiązać się z rzeczami przyjemnymi. Wiedząc już jak wygląda ustalenie harmonogramu dnia codziennego, rozpisz sobie pomysł na wakacje, wyjazd ze znajomymi itp. sprawy. Gdy nastąpi to wydarzenie będziesz mniej zestresowany czy wszystko jest dopięte na ostatni guzik.
10. Bądź asertywny i wypoczywaj
Aby nie dać się pochłonąć problemom i interesom innych, kosztem własnego czasu i spraw do załatwienia, warto nauczyć się skutecznie odmawiać. Bycie asertywnym nie oznacza jednak, że masz stać się nieuprzejmy czy niekoleżeński. Ważny jest też odpoczynek – przy realizacji długiej listy zadań uwzględnij chwilę przerwy. Dzięki temu nasz mózg odpoczywa. Oprócz tego myśl proaktywnie – czyli miej poczucie, że fizycznie i emocjonalnie jesteś w stanie podjąć wyznaczone na każdy dzień zadania. A jeśli zdarzą się jakieś niespodzianki – nie stracisz poczucia panowania nad sytuacją.
Ocena: 5
Wszystkich ocen: 62
