Zorganizuj się!

Plan i kalendarz

Podstawą każdego zorganizowanego działania jest plan, który można stworzyć np. przy porannej kawie. Wpisany do kalendarzyka, organizera lub telefonu komórkowego na pewno nam się nie zagubi. Kalendarz i organizer ułatwią planowanie nie tylko z dnia na dzień, ale także planowanie długoterminowe. Ważne, aby mieć zapiski zawsze pod ręką – notować na bieżąco wszelkie rzeczy do załatwienia i również na bieżąco wykreślać te, które można zaliczyć już do tematów zamkniętych. Przy ustalaniu poszczególnych zadań warto wziąć pod uwagę również swój całodobowy cykl i godziny, kiedy jest się najbardziej efektywnym. Niektórym bowiem lepiej pracuje się lepiej w nocy – innym od rana.

Nadać odpowiednią ważność zadaniom

Bardzo ważne w tym planie jest też nadanie odpowiedniej hierarchii zadaniom do wykonania, czyli podzielić je priorytetowo na:

• pilne i ważne – od nich trzeba zacząć dzień;
• mniej pilne i ważne – mogą chwilowo zaczekać, ale gdy nadchodzi czas ich realizacji, trzeba to zrobić jak najszybciej;
• pilne i mniej ważne – to zadania, które często wykonujemy szybko, a można je np. powierzyć komuś innemu;
• mniej pilne i mniej ważne – to zadania, które można wykonać, gdy starczy na nie czasu.

Zdarzają się niekiedy dni, kiedy harmonogram jest tak napięty, że lepiej zrezygnować z zajęć, które są bezproduktywne.

Bywa też tak, że odkładamy „na później” zrobienie jakiejś rzeczy. Kończy się to tym, że – jeśli nie zrobimy jej w przeciągu 2 minut – nie zrobimy jej wcale. Dlatego lepiej mimo wszystko od razu wykonać daną czynność: odpisać na maila, oddzwonić, wrzucić brudne pranie do pralki itd., aby o tym nie zapomnieć. Niektóre rzeczy można też wykonać, załatwiając przy okazji inne kwestie. Np. idąc do jednego działu w firmie – wejść do innego, by coś tam podrzucić.

Czas to Twój przyjaciel, a nie wróg

Wcześniej wstając zyskujesz więcej czasu w ciągu dnia na wykonanie stworzonej listy zadań. Kontrola – nie spóźnianie się na spotkania, trzymanie się godzinowo ustalonego harmonogramu – również ułatwi okiełznanie założonego planu.

Ważny jest także komfort pracy. Jeśli będziesz mieć porządek wokół siebie (na biurku, w szafkach itd.), nie będziesz tracił czasu na znalezienie potrzebnych Ci do realizacji zadań rzeczy. Dlatego segreguj na bieżąco dokumenty, odkładaj rzeczy na ich pierwotne miejsca itd.

Nie daj się też rozpraszać innymi tematami – maksymalnie skup się na realizacji zadania z listy. Przeglądanie stron w Internecie, rozmowy z przyjaciółką przez telefon, wysyłanie wiadomości – to czynności, które często zabierają nam cenny czas i wytrącają z rytmu, który sobie nadaliśmy.

Dobre zorganizowanie to także asertywność – nie musisz brać sobie wszystkiego na głowę. Dotyczy to głównie zadań w pracy. Warto czasami grzecznie odmówić, jeśli widzisz, że pomoc innym spowoduje, że Ty nie wyrobisz się ze swoim planem. Naucz się też delegować pewne zadania innym. Nie musisz być też superbohaterem. Doba ma tylko 24 godziny – nie da się w niej zmieścić wszystkiego.

W tym dążeniu do lepszego zorganizowania się nie można przeoczyć jeszcze bardzo ważnej rzeczy, jaką jest odpoczynek. Krótkie przerwy między realizacją zadań i regeneracja sił są potrzebne. Im bardziej jest się wypoczętym, tym mocniej przekłada się to na wydajność. Nie zapomnij też o rozdzieleniu życia zawodowego od służbowego.